Logiciel réservation de salle réception

Kalander, un logiciel réservation de salle créé pour gérer les salles de restaurants.

Créé selon la même ligne de conduite que Koust ce logiciel réservation de salle répond à d’autres besoins.
Elle répond notamment aux problèmes que rencontre les restaurateurs ou les locateurs de salle pour gérer leur planning et les différentes salles qu’ils possèdent.

Un logiciel réservation de salle à quoi ça sert ?

Kalander est un logiciel réservation de salle qui vous permet de gérer toutes les salles que vous possédez tout au long de l’année. Vous pourrez savoir en temps réel et sur n’importe quel support quelle salle est disponible ou non et pour quel jour.
Un calendrier en ligne vous permet d’avoir cela sous les yeux en un instant. Vous pourrez également poser des options. Un suivi personnalisé pour chaque client est disponible afin de pouvoir les relancer à la fin de l’option.
Vous pourrez alors avoir un calendrier pour chaque salle et un calendrier regroupant toutes vos salles afin de vous donner une idée précise du nombre de clients total sur une journée.

 

Un suivi indispensable dans un logiciel réservation de salle

Dans ce suivi vous pourrez rentrer

• les numéros de téléphone,
• les adresses mail,
• le nombrent de clients,
• ect…

Autant d’informations qui vous seront utiles pour relancer votre prospect ou pour savoir par exemple si vous pouvez mettre un autre groupe avec eux dans la salle.
Grâce au logiciel réservation de salle vous pouvez envoyer des e-mail type à vos prospects pour les relancer. En effet l’application possède une banque d’e-mail qu’il vous suffit d’alimenter et d’utiliser à votre guise par la suite.

Si vos prospects n’ont pas réservé, pas de panique, grâce aux raisons de la perte vous pourrez connaître les causes qui ont conduit votre client potentiel à aller chez quelqu’un d’autre. Et ainsi comprendre ces pertes et mettre en place les mesures nécessaires pour que cela ne se reproduise pas.

Kalander c’est aussi une base de données qui vous donne la possibilité de suivre tous vos chiffres et vos statistiques. Le nombre de réservations sur une période donnée, le nombre de pertes et pourquoi, le nombre d’options et le taux de transformation que vous possédez.
Des indices qui sont fondamental pour que vous puissiez suivre le remplissage de votre salle ou de votre restaurant. Afin de pouvoir réagir immédiatement en cas de chute de réservation ou de clientèle.

Un outil entièrement en ligne

Ce logiciel réservation de salle à un avantage considérable. En effet, vous pouvez consulter votre planning et votre suivi de n’importe quels endroits et sur n’importe quel support. Tablette, smartphone, ordinateur… Afin de la rendre la plus ergonomique et accessible nous l’avons développée en ligne. Cela vous permet de la partager avec l’ensemble de vos collaborateurs et de l’emporter partout avec vous.
Mais ce n’est pas tout, vous aurez la possibilité de partager votre planning en ligne sur votre site. Par exemple afin que vos visiteurs et vos clients potentiels puissent voir en temps réel. Les disponibilités de vos salles, évidemment ces derniers n’auront accès qu’au planning qu’ils ne pourront pas modifier.

Pourquoi est-ce important de suivre ses réservations ?

Dans notre métier il est indispensable de suivre les réservations afin de ne pas nous retrouver avec des semaines ou des mois de creux.

La baisse de réservation peut arriver très vite et sans que l’on s’en rende compte. En effet nous avons parfois l’impression que notre planning est très chargé car nous avons beaucoup de travail sur une période donnée. Nous ne prêtons donc pas attention au fait que sur cette période, nous ne prenons pas de réservation ou peu pour les mois ou semaines à venir.
Nous nous retrouvons donc avec une baisse du chiffre d’affaires, car il est trop tard pour régir.
Il est donc essentiel de garder en permanence un œil sur ses chiffres. Mais aussi sur le suivi de réservation afin de ne pas laisser ce genre de choses arrivées.

Il est préférable de réagir immédiatement lorsque l’on constate une baisse de réservation pour les mois à venir même si elle est légère que d’attendre et de constater qu’il n’y a plus de clients le moment venu.

Qu’est qu’une option ?

Une option de réservation permet à vos prospects de bloquer une date précise pour une période donnée. Période que vous définissez à l’avance, par exemple une semaine. Une fois la période d’option passée, votre prospect réserve ou non la date.

Comment faire en sorte de transformer vos prospects en client ?

Une fois que le premier contact avec le client potentiel est effectué il faut encore réussir à concrétiser la vente.
Nous avons mis en place un suivi personnalisé pour chaque client, ce qui vous permet d’avoir tous les renseignements nécessaires sur ce dernier. Numéro de téléphone, adresse e-mail, nom, nombre de personnes, ainsi que la date de fin d’option s’il en met une.

Pour pouvoir transformer votre prospect en client il faudra le relancer à plusieurs reprises afin qu’il ne vous oublie pas. Vous devez être conscient que le prospect à probablement contacter plusieurs salles ou restaurants. Il faut donc que vous vous démarquiez et que vous sortiez du lot.
Pour cela nous vous proposons de faire vos modèles d’e-mail, il vous suffit de créer une seule fois trois ou quatre e-mails différents. Il vous suffira d’un choisir un dans la liste qui correspond le mieux à votre prospect. Le mail sera automatiquement envoyé afin de le relancer.

Enfin lorsque arrive la fin d’option pour l’un de vos prospects qui n’a pas encore réserver. Vous verrez son nom s’afficher un rouge sur le suivi de réservation. Vous serez donc averti que son option arrive à expiration et qu’il est temps de le contacter pour savoir si souhaite réserver ou non.

Que faire en cas de perte d’un client ?

Malgré tous les efforts et les relances mises en place il arrive que certains de vos prospects ne réserve pas chez vous.
Dans ce cas-là nous ne savons pas forcément pourquoi et quelle sont les causes de cette perte. C’est pourquoi nous avons mis en place un outil qui vous permet de connaître les raisons des pertes. Pour pouvoir en faire des statistiques afin de voir pourquoi les clients ne réservent pas. Et pouvoir mettre des solutions rapidement en place.
Pour cela vous pourrez créer vos propres raisons de pertes. A chaque fois qu’un client ne réserve pas essayer de comprendre ce qui ne lui a pas plus. Ensuite il vous suffit de choisir la raison que vous avez identifié. Vous pourrez ensuite voir le pourcentage de chaque raison de la perte par rapport aux pertes total, et identifier celles qui sont les plus récurrentes.